走出物資集采難困境

發布日期：2014-11-25來源：編輯：龔煒

[摘要]集采如何逐步從管理觀念到行動服務上轉變成為企業新的利潤增長點和精細化管理的抓手？

　　近幾年，隨著市場政策導向和產業結構調整，產業洗牌、行業洗牌加劇，行業內競爭已由“注重規模”向“提升效益”轉變。如何在勞務成本逐年攀升，不同地域基數趨同的情況下提高企業盈利能力，物資集中采購(以下簡稱集采)無疑是促進管理效益的重中之重。

　　施工企業何以集采難

　　在實施過程中，“總部管理乏力，職能歸口不清，平臺專業化程度不高，數據庫更新滯后，區域市場可操作性不強。”的現狀，沒有從根本上解決物資分散采購的問題。

　　組織機構不健全。集采是一項多專業協調配合開展的系統工作，組織協調是這項工作的重點，企業總部的頂層設計直接關系到區域市場工作開展的效果。部分企業推行集采還處在路徑試點階段，只是在企業總部象征性地設立了相關部門，專業人員的配置缺失無法滿足正常工作開展需要。二級單位區域市場事業部一級(以下簡稱事業部)只有部門設置，基本上沒有專職的人員配置，集采成了一句響亮的口號，形式大于內容，項目還是分散采購。

　　管理流程歸口職責不清。企業推行集采，首先要制定符合自身實際的物資集中采購管理辦法，從組織機構、職責權限、管理流程、業務歸口、具體管理辦法等方面做好實施路徑規劃設計，做好各專業聯動接口設計。在推行實施過程中，此項工作應由采購管理部(集采中心)牽頭組織，各職能部門協調配合。但在實施過程中往往出現物資采購合同由商務組織評審，評審表中沒有采購管理部(集采中心)簽字項;商務在物資采購合同評審中要求解釋材料確定價格及最終選定品牌、廠家原因;事業部的部分物資采購合同由企業總部簽訂，事業部相關職能部門沒有參與招標評審卻要對項目進行標價分離、材料款項支付等現象。

　　平臺專業化程度不高，數據庫更新滯后。集采是通過基于電子商務平臺模式的電子交易服務平臺，整合資源實現采購業務流程標準化。隨著行業市場化變革步伐加劇，材料的創新研發應用周期不斷縮短，價格也在市場和政策要素下不斷發生變化。尤其是裝飾裝修專業新型材料多價格變化快，平臺新型材料及價格的添加錄入審批權限復雜過程漫長，數據庫沒有定期更新，嚴重滯后于市場行情變化，不能滿足項目施工時限要求。

　　應對特殊情況能力不足。項目施工過程中，受政策導向、市場環境、業主、設計等因素影響，常常會出現設計變更、材料替代、甲供材料、甲指乙供材料、新型材料、特殊要求材料、零星小型材料、階段性工期等特殊情況。集采平臺數據庫分品種和價格兩個模塊，相關數據不進行定期更新只能以最新審核錄入的數據作為參考，與市場行情存在嚴重偏離，用于比較參考的意義不大，嚴重制約了項目的正常工作推進。

　　如何走出集采難的困境

　　以“區域集采”促進“實質集采”。當前，集采實施主體分為三級：企業總部采購管理部(集采中心)作為最高決策層為第一級;事業部統籌管理轄區內項目物資采購工作為第二級;項目部是具體負責物資采購從計劃到實施的基本單位為第三級。相較于企業總部采購管理部(集采中心)宏觀管控而言，在區域市場管理半徑大，管理鏈條長，地區發展不均衡;總部人力資源、社會資源與區域市場發展實際情況不協調的市場和管理現狀制約下，以區域市場為主體、為抓手抓集采管理是促進實現集采的重要手段和有效途徑。

　　區域中樞平臺建立運行。事業部是區域市場的經營和生產責任主體，在“區域集采”工作中也是實施主體。首要任務是建立區域中樞平臺即事業部采購管理部(集采中心)，配置專職管理人員，明確職責和分管領導，成立物資采購招標小組，負責轄區內市場的物資集采工作。人員配置要有從業年限要求，兼顧業務需要和專業背景，配齊物資、技術、商務專業人員。要特別重視專業人員優化配置，確保平臺運行質量。通常情況下，年產值在2億元以下的事業部采購管理部(集采中心)專職人員配置不少于3人，經理1人;年產值在2億元以上的事業部采購管理部(集采中心)專職人員配置不少于5人，經理1人。

　　區域資源整合，信息庫建立。項目實施的過程也是資源整合的過程，集采也是如此。事業部首先要編制采購材料清單將材料進行分類，在區域市場就項目大宗常用材料與當地總代理、授權經銷商建立長期戰略合作伙伴關系簽訂合作框架協議，要特別重視地區總代理的作用，尤其是特殊要求定制材料的采購涉及區域項目經銷備案，一定要與地區總代理充分溝通促進雙贏。零星小型材料應與1～2家綜合實力強、社會信譽好的當地供應商簽約合作，不宜再對相關材料分類分開采購，有利于節省采購時間成本和控制總量價格優勢。通過項目實施進一步促進資源整合加快區域網絡體系建設，助推區域市場集采信息庫建立。

　　區域信息庫維護更新。信息庫數據的維護更新直接關系到集采工作的工作效率和工作質量，數據信息的真實性、完整性、及時性是判斷集采工作開展成功與否的標準，區域信息庫要有專人負責維護。由于行業發展受市場因素影響較大，區域信息庫的維護更新頻率要打破現在基本不更新的做法，必須做到定期更新，實時更新。區域市場還要在不同地區以地區經理部、項目部為單位建立基礎信息庫收集匯總當地信息數據，定期更新上報。事業部采購管理部(集采中心)要對不同地區上報的數據信息進行整理分析后，形成階段區域信息庫，定期統一提交企業總部采購管理部(集采中心)，確保數據信息及時準確更新。

　　“區域集采”重點解決的問題。“區域集采”強調的是以地域為單位在不同地區開展的屬地化物資采購管理模式，地域不同管理模式也不盡相同。實施“區域”集采””就是要抓住主要矛盾，摸清市場行情，做好有效分權分級，不斷加強資源整合和流程完善，大處著眼，小處入手，循序漸進地做好這項工作。要重點解決以下三個方面的問題。

　　找準市場定位。市場導向是行業發展、企業發展的風向標。了解掌握區域內不同地區經濟發展方式、城市階段總體發展規劃、社會總體消費水平、行業發展模式、人力資源狀況、市場需求等相關要素，對地區市場做出發展趨勢研判，根據企業自身實際和優勢制定個性化的發展規劃，確定目標市場和潛在市場，為客戶個性化需求提供優質的定制產品，是打開市場的基礎。

　　明確職責權限。“總部管理乏力，職能歸口不清”的集采現狀，在很大程度上制約了項目正常工作的開展，集中反映出的是一個管理環節的突出問題：集采工作業務上歸誰管，總部管什么、事業部管什么。要改變這一現狀，解決突出問題，進一步推進集采，關鍵要分清主與次明確責權利。集采工作在業務上到底歸誰管，誰來配合，各自的職責是什么，總部和事業部的管理權限和職責分工必須要明確，材料要實行分級采購。

　　完善流程制度。完善流程制度在這里有兩層含義。一是企業總部采購管理部(集采中心)對整體管控業務流程管理制度的改進和完善;二是事業部依照企業總部采購管理部(集采中心)制定的流程制度結合區域發展實際，制定符合自身發展具有屬地特色的管理流程和制度形成屬地管理模式，并不斷改進和完善促進企業總部采購管理部(集采中心)整體管控流程制度的完善。

　　特殊情況集采的應對策略。企業推行實施集采的目的之一是提高工作效率。然而在實施過程中，卻因模塊設計缺陷導致諸如甲供材料、甲指乙供材料、新材料、特殊要求材料、零星小型材料等特殊情況應對能力不足的問題。主要表現在集采平臺沒有相應模塊、流程設計，新材料、特殊要求材料信息數據審核錄入程序復雜漫長不能滿足項目施工時限要求，零星小型材料的采購權限在企業總部采購管理部(集采中心)，沒有分級下放。

　　甲供材料流程。有兩種情況。一種是甲方與材料供應商直接簽訂合同支付材料款，施工單位只負責上報計劃和收貨，不收取材保費。另一種是甲方與施工單位、材料供應商簽訂三方合同，明確了施工單位負責上報計劃和收貨及承擔責任、付給材保費、材料款由施工單位支付的形式。此類材料集采的第一種情況是因甲方直接付款采購，施工單位不需要走集采流程;第二種情況是因三方合同甲方確定材料品牌價格，施工單位應簡化逐級上報的集采流程，由項目部申報總部采購管理部(集采中心)直接錄入。

　　甲指乙供材料流程。這種形式，主要是指由甲方指定或限定具體材料品牌及技術要求，有時也等同于指定材料廠家，施工單位與材料供應商直接簽訂合同支付材料款。此類材料集采原則上應按照正常程序在信息庫查找相關數據信息對照參考逐級上報審核錄入。由于甲指乙供材料通常數量較大或品質要求較高，如無類似材料信息，施工單位應縮短逐級上報的集采流程，由項目部申報總部采購管理部(集采中心)審核錄入。

　　新材料、特殊要求材料信息錄入。隨著科技發展，新技術、新材料、新產品不斷涌現，實現復雜結構有特殊要求的材料越來越多。如可塑性較強能實現異形造型的金屬、玻璃纖維加強石膏、有綠色環保可實現循環再利用、耐高溫、耐腐蝕、耐酸堿、隔聲、保溫等特殊性能要求的新材料、特殊要求材料。此類材料集采難度較大，集采平臺信息庫沒有可供參考的品種和價格信息，按正常程序逐級上報審核錄入權限復雜過程漫長。為便于提高工作效率，改進完善基礎服務功能設置，集采平臺應專門設置此類材料處理模塊，簡化集采流程，由項目部直接申報總部采購管理部(集采中心)審核錄入。

　　零星小型材料采購權限。主要是指構成工程實體用量較小，沒有規律的零星小型用料，如編號用油漆、釘子、鐵絲等。此類材料的采購權限集中在企業總部采購管理部(集采中心)，應集中下放到具體項目部，由其負責采購。便于降低運輸成本，提高工作效率。

　　集采與區域化發展戰略。事業部區域市場一般由幾個相鄰省份組成，在劃定區域轄區內按公司要求開展生產和經營活動。集采是在區域市場發展的基礎上實現的，區域市場的發展質量也與集采息息相關，二者在戰略定位上是平行協調的。區域內地區市場發展不均衡是區域化發展戰略需要重點解決的問題，也是區域集采重點關注的問題。

　　集采多元模式探索延伸。在市場份額不斷縮小，材料物資價格透明，項目成本持續攀升的情況下，走投融資、自主創新、產研結合多元并舉的發展路徑無疑是促進集采不斷發展，構建多元模式的必由之路。以下幾種模式值得探討。

　　區域中轉基地建設。由于企業發展經營布局的區域化，各事業部轄區跨度非常大，項目高度分散又相對集中，管理半徑也非常大。企業總部采購管理部(集采中心)負責大宗材料的統一采購調配，常常會出現項目時間成本和物資運輸成本增加的現象，主要原因是區域跨度大運輸成本高造成的。在企業總部成立物流公司并在總部和相鄰事業部間建立中轉倉儲，形成區域物資中轉基地，按計劃按需配送，可以極大的提高運輸時效，降低運輸成本。

　　投資融資模式試點。這里的投資是指企業以直接投資出資方式與材料供應商合作建廠、出資購買設備或以購入材料供應商股權的形式獲取投資收益及股利或利息收入的投資。融資是指企業通過在內部認購股權，在外部申請銀行貸款、發行股票、企業債券等形式籌集資金的方式。投融資是企業擴大收益降低成本的有效手段，有一定風險，需要注意客觀評估自身條件量力而行，認真研究投資環境，投資項目，要作好市場調查，作好試點不能盲目。

　　科技研發品牌建設。施工企業加大科研創新力度，以設計、科技、技術力量為依托，在總部成立技術中心，主要負責科技成果總結轉化、科技研發、新技術、新材料、新產品的推廣。通過信息收集市場調研，以提高工效、降低成本為切入點，在新型替代材料、新材料、新產品等領域以自主知識產權為基礎創建自主品牌并逐步擴大市場占有率，在行業內形成核心競爭力。

　　周轉材料價值創造。建筑周轉材料按其在施工生產過程中的用途不同，一般分為：模板、擋板、架料、作為流動資產管理的其他周轉材料四類。周轉材料的特性就是能多次使用逐漸轉移其價值，一般都要在安裝后才能發揮使用價值。以在企業總部和相鄰事業部間建立區域物資中轉基地為基礎，可試點建立周轉材料租賃站。一方面能滿足自有項目日常施工需要，另一方面在項目間歇工閑時對外租賃，提高周轉次數降低攤銷成本，創造使用價值。

　　(作者：上海中建八局裝飾有限責任公司 段新華)

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