轉(zhuǎn)型升級關(guān)鍵之一：信息化

發(fā)布日期：2014-06-27來源：本站編輯：鐘曉顏

[摘要]宏盛建業(yè)在一次次突破發(fā)展瓶頸的實踐摸索中，走出的一條以信息化助力管理變革，在管理中完善信息化，通過信息化建設(shè)和管理變革促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的發(fā)展道路。

信息化：打造企業(yè)核心競爭力

　　2012年5月，宏盛建業(yè)信息綜合管理平臺最后一個子系統(tǒng)遠(yuǎn)程視頻監(jiān)控系統(tǒng)正式上線，標(biāo)志著宏盛建業(yè)信息化工作的第一階段已經(jīng)全面完成，宏盛建業(yè)信息化成功落地實施。同時，宏盛建業(yè)管理層看到了建筑業(yè)信息化軟件市場的巨大商機(jī)，果斷決定將自主研發(fā)的平臺軟件推向市場。2012年12月，宏盛建業(yè)旗下上海建業(yè)科技信息公司在上海成立。宏盛建業(yè)的信息化建設(shè)有力推動了企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，為企業(yè)做大做強(qiáng)、做優(yōu)做久打下了堅實的基礎(chǔ)。信息化已經(jīng)成為了宏盛建業(yè)主動參與市場競爭的核心競爭力。

　　面對“信息失真、決策失靈”兩大難題

　　在綜合信息管理平臺上線之前，宏盛建業(yè)遇到了眾多的企業(yè)管理難題。2008年后，宏盛建業(yè)規(guī)模不斷壯大，經(jīng)驗范圍不斷延伸。公司管理者需要面對的是十幾個分公司的日常管理，每天近百次的招投標(biāo)申請、幾百個人員及證書證件資源的調(diào)配、數(shù)千萬元的資金審批，過長且復(fù)雜的管理鏈條在結(jié)構(gòu)層級模糊的情況下，僅僅靠書面、口頭溝通，經(jīng)常處于不可控狀態(tài)，事后難以追溯，問題層出不窮，只能疲于應(yīng)付。雖然公司先后出臺經(jīng)營、投標(biāo)、財務(wù)等管理制度和建立風(fēng)險防范體系，但執(zhí)行情況卻不盡如人意，制度形同虛設(shè)，最后還是人管人、人情管人、老板管人。

　　同時，隨著公司風(fēng)險意識的不斷強(qiáng)化，越來越多的項目從承接、施工到內(nèi)部財務(wù)清算和審計全過程的管控權(quán)回歸到公司總部。隨著項目管理模式的改變，更加需要加強(qiáng)集團(tuán)管控能力，需要通過集團(tuán)管控發(fā)揮集團(tuán)資源協(xié)調(diào)優(yōu)勢來控制項目的合同、物資、成本、設(shè)備、風(fēng)險等。因此，實施信息化已經(jīng)成為企業(yè)自身發(fā)展的迫切需要，更成為提高企業(yè)核心競爭力的有力手段。

　　公司的快速發(fā)展給企業(yè)管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，隨著管理邊界的擴(kuò)大，信息的收集和傳達(dá)的效率越來越低，各項決策指令執(zhí)行的難度越來越大，“信息失真、決策失靈”成為了企業(yè)亟待解決的兩大關(guān)鍵問題。為了解決這一難題，信息化成為了宏盛建業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的必選道路。

　　信息化從企業(yè)實際出發(fā)

　　2010年年底，宏盛建業(yè)董事長周金虎親自帶隊，組織中高管一行20人奔赴江西、浙江、上海三地的特級建筑企業(yè)學(xué)習(xí)考察，并在此次考察結(jié)束后，調(diào)整了公司的組織架構(gòu)，優(yōu)化了管理模式，為信息化建設(shè)做好了基礎(chǔ)工作。2011年3月，董事長周金虎再次帶隊，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及主管齊上陣，奔赴中南集團(tuán)、南通三建、中建一局等國內(nèi)信息化建設(shè)水平領(lǐng)先的建筑企業(yè)學(xué)習(xí)交流。同時，還考察了兩家專做建筑企業(yè)管理軟件的公司。通過學(xué)習(xí)考察，堅定了信息化從企業(yè)實際出發(fā)的想法。

　　理清思路，堅定信念。推行信息化管理需要經(jīng)過深思熟慮，在建筑企業(yè)信息化管理技術(shù)并非成熟卻又迫切需求的階段，要想走出一條信息化成功之路，需要企業(yè)對自身進(jìn)行深刻的剖析。中南集團(tuán)副董事長沈國章先生的一句話給大家留下了深刻印象：“不上信息化等死，上了信息化找死”。從經(jīng)營戰(zhàn)略、體制、技術(shù)、管理、企業(yè)文化、人力資源、行業(yè)環(huán)境等方面，通過一系列的剖析調(diào)整，才能確定本企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵需求、方針、范圍、階段和深度。確定信息化建設(shè)的策略，才能使信息化更好地服務(wù)于企業(yè)未來經(jīng)營發(fā)展和增強(qiáng)核心競爭力。除此以外，信息化啟動時機(jī)和投資力度的選擇也至關(guān)重要，企業(yè)必須根據(jù)自身的實際情況選擇最佳啟動時機(jī)和投資力度，減少和降低信息化建設(shè)過程中的阻力與風(fēng)險。

　　重點培養(yǎng)，普遍宣傳。信息化難以在一個企業(yè)成功推行最重要的一個原因就是嚴(yán)重缺乏既懂建筑專業(yè)知識、了解公司運作模式，又懂信息技術(shù)，還能運用信息管理的知識對各種方案進(jìn)行策劃并付諸實施的復(fù)合型人才。所以，建筑企業(yè)花大力氣培養(yǎng)一批能支撐信息化運轉(zhuǎn)、更新的復(fù)合型人才至關(guān)重要。除此以外，在企業(yè)范圍內(nèi)普及信息化知識，普及計算機(jī)知識，提高員工操作能力，組織系統(tǒng)管理人員和使用人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，建立考核標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行在職教育，這些工作都是非常有必要的。

　　以我為主，外力為輔。毋庸置疑，選擇一家專業(yè)的建筑軟件公司是非常必要的。專業(yè)建筑軟件公司的技術(shù)、分析人員了解和熟悉建筑企業(yè)的運作流程及信息系統(tǒng)要求，有為同行業(yè)企業(yè)成功提供信息化管理軟件的服務(wù)經(jīng)歷。有了這樣一個專業(yè)建筑軟件公司的參與，信息化建設(shè)將取得事半功倍的效果。但有一點也決不能忽視：在信息化的建設(shè)過程中，企業(yè)自身永遠(yuǎn)是主導(dǎo)力量，決不能過分依賴和盲從軟件、盲從專家。要真正做到以企業(yè)自身為主導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)高度重視、人才配備齊全是必不可少的條件，只有有了強(qiáng)大的執(zhí)行力與專業(yè)的創(chuàng)造力，企業(yè)的信息化建設(shè)才會有生機(jī)。

　　與時俱進(jìn)，不斷完善。企業(yè)的信息化建設(shè)是一個動態(tài)、長期的過程。信息技術(shù)的日新月異，企業(yè)自身的革新發(fā)展都決定了信息化建設(shè)也必須隨之不斷完善。這不僅需要相關(guān)軟硬件的更新，更需要思維的不斷創(chuàng)新。在企業(yè)發(fā)展的不同階段，信息化水平、管理手段要隨之跟進(jìn)。

　　基于建筑行業(yè)點多面廣、管理分散的困惑，宏盛建業(yè)管理層在學(xué)習(xí)考察后，通過分析行業(yè)內(nèi)現(xiàn)有信息化發(fā)展的情況，發(fā)現(xiàn)國內(nèi)的幾家建筑企業(yè)管理軟件都不能解決公司現(xiàn)有的管理問題，對宏盛來說都缺乏真正的實用性。公司最后作出大膽決定，宏盛信息化建設(shè)不選擇供應(yīng)商，而是結(jié)合自身管理需求自主開發(fā)。

　　信息化需統(tǒng)一規(guī)劃和整體管理

　　2011年4月集團(tuán)公司引進(jìn)了軟件開發(fā)技術(shù)團(tuán)隊，通過對企業(yè)各類業(yè)務(wù)管理的梳理和分析，著手開發(fā)宏盛建業(yè)信息管理綜合平臺，這也意味著宏盛信息化工作從調(diào)研決策階段正式轉(zhuǎn)入了實施階段。經(jīng)過長期摸索和實踐，目前已成功開發(fā)出6大板塊。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括公告管理、任務(wù)管理、工作日記、通訊管理、公文管理、客戶管理、資料管理、印章管理、固定資產(chǎn)管理、物資管理、留言反饋、事務(wù)管理十二大功能模塊，基本涵蓋了建筑企業(yè)日常辦公的所有管理需求。該系統(tǒng)打破傳統(tǒng)OA形式化的繁冗局限,倡導(dǎo)自主愉悅的操作體驗.從高效實用角度出發(fā),結(jié)合用戶體驗精心設(shè)計,徹底擺脫不必要,不合理的勞動,提高了工作效率。

　　經(jīng)營管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括投標(biāo)項目管理、匯款申請、證書證件管理、證件調(diào)配與申辦、人員出差、空白區(qū)域投標(biāo)申請、扣款管理、外經(jīng)證申請、委托書申請、介紹信申請十大功能模塊，可以把人員、證件、保證金等有限資源合理組織起來，最大限度地發(fā)揮作用，為企業(yè)經(jīng)營提供輔助分析與決策支持。

　　項目管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)以施工預(yù)算(目標(biāo)成本)為龍頭，以合同為約束，以進(jìn)度和資金為雙主線，以成本控制為目標(biāo)，有助于實現(xiàn)在限定的時間內(nèi)，在限定的資源(人員、材料、機(jī)械等)條件下，以盡可能快的速度、以盡可能低的費用(成本或投資)圓滿地完成項目的任務(wù)。該系統(tǒng)縱向貫穿招標(biāo)、分包、采購、施工、竣工的全過程，橫向涉及公司-項目部的各個崗位，提高了企業(yè)對工程項目的綜合配套能力，同時兼顧了知識管理和企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

　　財務(wù)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括收入管理、支出管理、報表管理、開戶申請、保函申請五大功能模塊。以簡單實用為原則，以滿足實際需求為出發(fā)點，沒有專業(yè)財務(wù)軟件的復(fù)雜度，不需要咨詢財務(wù)人員，也不需要查詢專業(yè)的財務(wù)軟件，每個人都可以對自己的收支情況一目了然，領(lǐng)導(dǎo)可以掌握權(quán)限范圍內(nèi)的收支情況，解決了員工財務(wù)報銷的問題，同時又避免了非財務(wù)人員不了解財務(wù)專業(yè)軟件的煩惱。

　　人力資源管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)從夯實人力資源管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和優(yōu)化鞏固人力資源業(yè)務(wù)兩個方面入手，并最終使整個人力資源管理體系更有效地服務(wù)于集團(tuán)戰(zhàn)略。系統(tǒng)實現(xiàn)人員基礎(chǔ)信息、組織體系、人員變動情況、薪酬福利等信息的實時動態(tài)匯總、查詢和分析，并通過報表的形式對信息查詢結(jié)果進(jìn)行呈現(xiàn)。系統(tǒng)提供考勤管理、績效考核、福利申請、請假管理等人力資源核心工作。

　　遠(yuǎn)程視頻監(jiān)控系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用信息化手段，對建筑施工工地使用視頻監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，通過實時、全過程、不間斷監(jiān)控可以大大減少工作強(qiáng)度，提高工作效率，增強(qiáng)對工地的管理效率，為進(jìn)一步提高建筑施工質(zhì)量、規(guī)范建筑施工行為、減少安全事故的發(fā)生提供有力的幫助。該系統(tǒng)可以隨時全方位監(jiān)控現(xiàn)場施工動態(tài)信息，對現(xiàn)場的部分細(xì)節(jié)進(jìn)行縮放檢視、抓拍、錄制現(xiàn)場監(jiān)視情況;隨時檢索回放，以便及時發(fā)現(xiàn)和掌握施工現(xiàn)場存在的問題。一旦發(fā)現(xiàn)違章操作等行為，可迅速發(fā)布預(yù)警信息，及時糾正補(bǔ)救。

　　信息化建設(shè)解放管理者的腳

　　過3年的努力，宏盛建業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入成熟應(yīng)用階段，主要工作全部實現(xiàn)信息化，應(yīng)用范圍已經(jīng)覆蓋了集團(tuán)公司總部、各分公司以及項目部。信息化在宏盛建業(yè)集團(tuán)的應(yīng)用成效非常顯著。

　　集團(tuán)管控能力大幅提升。通過信息平臺的業(yè)務(wù)流程和報表體系的綁定，可以全面實時監(jiān)控集團(tuán)受控單位的財務(wù)、業(yè)務(wù)、資金等所有管理指標(biāo)和關(guān)鍵信息，使集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和總部各部門可以快速掌握集團(tuán)的各項經(jīng)營指標(biāo)，有效識別和規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險。

　　業(yè)務(wù)流程全面優(yōu)化。業(yè)務(wù)流程化、數(shù)據(jù)表單化是軟件開發(fā)的基礎(chǔ)工作。為了開發(fā)出適合集團(tuán)公司管理模式的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，宏盛建業(yè)在系統(tǒng)研發(fā)期間做了大量的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作，與各業(yè)務(wù)部門充分溝通和探討，在原有業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上進(jìn)行了梳理和優(yōu)化，使業(yè)務(wù)流程更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、合理，也通過這樣的業(yè)務(wù)流程改造，使集團(tuán)公司的各項管理水平得到了較大幅度的提升。通過標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，為公司創(chuàng)建了協(xié)同工作環(huán)境，打破了“部門壁壘、管理層級、地域界限”，總公司、分公司和項目部之間的信息上下貫通，幫助公司解決了跨組織跨地域協(xié)作、溝通困難等問題。

　　工作效率大大提高。通過信息平臺的建立，日常工作均通過在系統(tǒng)內(nèi)操作來完成，系統(tǒng)記錄了所有操作的基本信息，包括操作人員、操作時間、操作內(nèi)容等，使工作的全過程公開透明，工作中的失誤和部門之間的推諉現(xiàn)象明顯減少。系統(tǒng)操作的及時性，高效連接了工作流程中的每一個環(huán)節(jié)，減少了進(jìn)入下一環(huán)節(jié)的溝通時間，辦事效率大大提高。

　　信息溝通速度提升。通過信息平臺的建立，通過公告、通知、信件、短信等多種通訊方式，為集團(tuán)內(nèi)部搭建了一個完整的通訊平臺，在集團(tuán)總部與各機(jī)構(gòu)、部門與部門、個人與個人之間形成了網(wǎng)狀聯(lián)系架構(gòu)，并且所有的信息可統(tǒng)計、可追溯，大大減少了工作之間的信息傳遞漏斗效應(yīng)，增強(qiáng)了各級之間的業(yè)務(wù)工作銜接，提高了工作的可追溯性，從而提升了整個集團(tuán)的執(zhí)行力。

　　高層決策準(zhǔn)確方便。通過日常工作的操作積累，信息平臺成為了公司最完整的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，包括市場數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等，通過統(tǒng)計和檢索等功能對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工分析，就能夠生成準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)報表，為公司高層及時了解公司情況提供便利，從而更好地為高層決策提供有效支持。

　　現(xiàn)在，公司的各項大小業(yè)務(wù)均通過信息平臺進(jìn)行操作管理，宏盛已經(jīng)基本實現(xiàn)了真正的無紙化辦公。以前需要耗費管理者大量時間、人力的問題，現(xiàn)在只要一臺PC端或者移動端就可以解決。綜合信息管理平臺的使用大大節(jié)約了管理的時間和成本，有效提高了管理效率和公司內(nèi)部的信息傳遞速度，優(yōu)化了原來的管理流程與模式，提高了工作效率和管理的透明度與標(biāo)準(zhǔn)化。

　　宏盛建業(yè)的信息化建設(shè)取得了實質(zhì)性的重大進(jìn)步，但管理層也清醒地認(rèn)識到信息化是一項有始無終的工作，因為企業(yè)在發(fā)展，管理在變革。信息化能夠達(dá)到什么程度取決于管理水平能夠達(dá)到什么樣的高度。只要管理需求在發(fā)生改變，信息化就沒有終點。因此，宏盛建業(yè)信息化工作在取得成績的同時還需要與時俱進(jìn)，保持不斷創(chuàng)新。

　　文/熊權(quán)

　　(作者系宏盛建業(yè)投資集團(tuán)有限公司副總經(jīng)理)

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