覆蓋項目生命周期的信息化管理（下）

發布日期：2014-12-10來源：本站編輯：鐘曉顏

[摘要]

　　項目管理系統各模塊功能

　　首鋼建設項目管理信息系統共設置16個業務模塊和3個系統模塊，業務模塊包括：投標管理、項目概況、結算報量、合同管理、材料管理、設備管理、 分包管理、結算中心、費用管理、成本管理、技術管理、施工管理、質量管理、安全管理、資金管理、竣工管理;系統模塊包括：編碼管理、機構管理、系統配置。

　　通過16個業務模塊，實現了項目管理全部業務過程在線流轉和項目成本中間預控、項目經營狀況綜合評價，橫向通過投標、合同、材料、設備、分包、 成本等模塊實現了項目生命周期全覆蓋，將項目管理的業務橫向打通;縱向將集團、分公司、項目部三個管理層級打通;數據層級通過基礎編碼統一管理，相關隊伍 統一維護管理，項目成本歸集、合同成本資金報表體系管理，實現了數據記錄及項目數據積累，以便下一步進行數據挖掘和系統的深度研發。

　　投標管理。首鋼建設投標管理實際業務主要包括項目跟蹤管理、投標過程管理以及投標結果的動態反映，系統投標管理模塊實現了實際業務的全部管理功能。

　　一是各單位跟蹤項目信息實時記錄，為開發人員提供了項目詳細信息和項目當前狀態，是跟蹤、已投標、已中標，還是已放棄，便于專業管理部門對跟蹤項目狀態及時把握，避免了多個單位同時跟蹤一條信息的內部競爭。

　　二是實現了招標文件、項目信息在線評審，縮短了評審周期。

　　三是自動生成動態的投標臺帳供專業人員進行投標項目分析和日常業務管理，開標記錄、投標文件(經濟標、技術標)電子版實現了平臺在線存儲，方便查閱

　　合同管理。首鋼建設項目管理系統設置了合同管理模塊實現項目合同分類集中管理和動態查詢匯總，同時在各專業 模塊配置合同管理子模塊方便操作和使用。合同管理模塊涉及到的合同類型有：承包合同、專業分包合同、勞務分包合同、材料采購合同、材料內(外)租合同、設 備內(外)租賃、檢試驗合同、運輸合同、砼合同等。該模塊主要功能為。

　　一是記錄了合同基本信息，包括合同文本電子版、甲乙方基本信息等，永久保存，便于共享查閱;

　　二是合同起草、會簽審批過程在線進行，規范了專業管理，提高了辦公效率;

　　三是提供了靈活多樣的查詢匯總方式，可以按合同類型、地域、專業、甲乙方等多種口徑查詢匯總;

　　四是業務過程對合同的履行結果可以反饋合同，作為合同履行記錄，如對合同的結算付款結果從資金管理模塊自動反饋合同，與合同應付款形成對比;五是通過合同提醒和反饋的履約數據，可自動提示合同履約風險，例如可以設置合同竣工日期到期前自動提醒。

　　結算報量管理。系統的結算報量管理可實現對業主報量的全程在線統計，可自動生成專業管理需要的各種計量表格和申報表，匯總形成計量臺帳及報表，計量匯總數據形成項目收入進入綜合分析、項目銀行等其他模塊。

　　專業、勞務分包管理。針對分包隊伍管理，系統建立了相關單位信息庫，對分包隊伍實行在線統一管理。系統記錄 了各相關單位的基本信息、等級評定、歷次合作、準入規則等，只有被評定合格的分包隊伍才可以簽訂分包合同，準入信息庫中沒有的單位，或被列入黑名單的單位 不能選用，從而規范了專業管理，加強了制度的執行力。

　　針對分包合同、分包計量、分包結算、資金支付的管理，系統一是實現了分包合同的在線起草、審批與簽訂;二是可通過系統的分包計量功能形成對分包 單位中間報量的確認，并在此基礎上，自動讀取各專業對分包單位日常管理的獎罰信息，形成對分包單位的結算單，作為財務帳原始憑證;同時，在結算金額的基礎 上，系統可以自動提取分包單位材料超領、甲方代購材料、設備超耗數據等作為支付資金時的扣款依據，這些扣款數據由材料、設備專業在本專業模塊業務處理過程 中，通過實際耗用與分包單位耗用計劃比對形成，作為扣款的參考數據。

　　材料管理。首鋼建設經過大量的實際業務管理調研，在該模塊的研發和實施應用方面，把握了兩個原則：一是注重業務過程管理，而非狀態型的事后記錄;二是 “事前有控制、事中有記錄、事后可追溯”，通過這兩個原則實現了系統與實際管理的高度融合。

　　首鋼建設項目管理信息系統，從材料管理實際業務出發，實現了對材料量、價、質等三方面的綜合管控。

　　量的控制：

　　①從制度和軟件兩方面保證材料計劃的提出和精準性，沒有材料計劃無法簽訂材料采購合同，對項目材料耗用量做到了事前控制。

　　②依據分包隊伍材料領用計劃來控制分包隊伍的材料領用量，并最終作為超領扣款依據，降低了材料數量耗用風險;

　　③材料合同簽訂、入庫超計劃用量，則紅色預警風險。

　　價的控制：

　　①系統可實現集中采購、競標采購后調撥項目使用，一定程度上控制了材料采購的價格;

　　②系統記錄歷次材料入庫價、合同簽訂價并與編碼庫中維護的材料指導單價形成對比圖(材料價格曲線)，為材料采購人員提供材料的某一時間段的價格變動趨勢，以便參考分析;

　　③材料入庫單價超合同單價，則綠色預警提示，起到了材料價格風險過程控制的作用;

　　④系統根據材料入庫驗收情況自動生成材料采購結算單，減少了中間環節。

　　質的控制：

　　①合格供應商方可進入相關單位信息庫;

　　②材料的合同簽訂、收料、發料、庫存，每個環節的材料明細都具有可追溯性，出現質量問題可以一查到底;

　　設備管理。系統的設備管理模塊形成了以設備臺帳和設備編碼庫為基礎支撐的設備管理體系。主要包括自有設備日常管理和項目使用設備的管控兩方面的內容。

　　專業管理方面，具有設備臺帳記錄，設備調撥管理，設備折舊管理，設備的維修保養、檢測記錄及自動提醒等功能。

　　工程項目設備使用管理方面，一是設備使用必須以設備計劃為入口，設備計劃的提出又可以與經過系統審批的施工方案進行對照，一定程度上杜絕了項目使用設備及機械費用發生不規范的現象;二是設備臺班在線填報，保證了臺班數據的真實性，透明性，中間結算過程簡單、明了。

　　結算管理。系統設置了獨立的結算模塊，實現了材料、設備、分包、通用合同結算的統一管理和匯總查詢分析。業 務過程數據流轉到結算中心，自動生成結算單，減少了手工工作量，避免了數據漏洞;超合同結算實時預警，減少了對分包隊伍的結算風險;實現了結算過程網上流 轉，結算結果實時打印;結算數據自動匯總統計，形成了相關單位的結算掛賬統計中心、查詢中心。

　　成本管理。實時歸集：為真實反映項目成本，系統設計了實時的成本歸集方式，所有成本數據都來源于業務數據， 一是材料成本以穩健性原則實行材料按工程部位領耗，一經領耗就自動進入成本歸集，二是業務過程中的設備租賃、分包以實時結算掛賬數據進入項目成本歸集，保 證數據及時、真實、可靠;三是財務費用、項目期間費用等通過借款報銷核銷、資金審批環節進入工程成本，保證了項目成本數據的完整性，有效地解決了財務核算 由于時間滯后、人為因素影響，而不能及時、真實地反映項目實際成本的問題。同時為了通過信息化提升專業管理水平，業務過程數據在生成系統項目成本數據的同 時，通過本系統打印的業務憑證提交財務專業，作為入賬原始憑證，與財務管理實現了業務對接。

　　成本分析：系統一是可將實時的成本歸集數據與成本測算進行分部位對比，為項目實施、成本過程管控提供有價值的數據參考;二是系統還可以實現對投 標成本(合同簽訂金額)、目標成本(項目部承包價格)、測算成本及實際成本的總量對比。通過一總一分，一動一靜的項目數據對比及定性分析，可及時發現項目 經營過程中的經營風險，以便調整經營策略，防止潛虧現象發生;三是采用穿透式分析方式，可逐級追溯，直至成本源，有利于分析成本異常信息。

　　資金管理。首鋼建設項目管理系統的整體設計思路遵循“無計劃、不發生;無發生、不記錄;無記錄，不結算;無結算、不付款”的原則，資金在線流轉審批是整個系統管理的關鍵環節。

　　系統的資金管理模塊實現了項目資金在線流轉審批，借款、報銷核銷管理和項目內部銀行管理。通過項目資金平臺審批支付，約束了其他業務過程必須在線完成，提高了系統應用的推廣力度;另外，付款以結算作為必要條件，避免了付款超結算的資金支付風險。

　　施工、質量、安全管理。施工管理：網絡計劃、形象進度、施工檢查、項目日志和工程獎罰。網絡計劃分為工程總 體網絡計劃和月度網絡計劃及完成情況管理，可在線繪制并進行風險分析，指導下一階段施工;形象進度管理，可通過系統對工程實際進度情況按照專業管理的要求 定期反饋，并上傳現場照片，與當期計劃進度對比后，可直觀地分析工程實際進展并實時調整工程組織模式;項目日志管理，系統充分利用信息化的存儲與共享功 能，設置了項目日志線上填報，一改傳統模式下日志填寫走過場的情況，為項目索賠提供了有力依據;工程獎罰管理，與工程檢查相關的獎罰信息可以在線填報并落 實到相關單位。

　　安全管理：安全計劃、危險源識別、安全教育、安全檢查、安全整改、安全獎罰和安全事故。系統可實現安全目標管理責任書和安全工作計劃的在線存 儲、危險源識別在線記錄、安全教育培訓情況在線存儲，便于上級主管部門隨時了解工作情況;檢查記錄、隱患問題整改記錄實時上傳，可依據檢查及整改情況，在 系統中進行專業考核在線審批，并自動將考核結果落實到相關項目的相關施工隊伍，避免了中間環節，提高了安全管理的時效性，問題、整改過程、整改結果在線透 明，加強了專業管理力度。

　　質量管理：質量創優規劃、質量檢查及整改、質量交接、質量獎罰。系統實現了質量規劃、質量檢查及整改、質量交接的在線記錄和審批，質量獎罰直接 落實到施工隊伍，運用信息化手段，保證了檢查、整改等記錄的實時性，檢查整改的信息能夠在集團、分公司、項目部三級管理之間對等傳遞。

　　竣工管理。首鋼建設的竣工管理主要包括工程實施過程中技術資料和經濟資料的收集工作。系統的竣工管理實現了按專業標準模板收集上傳工程資料，平臺存儲，方便查閱，永久保存，避免了因人員流動等因素造成的資料缺失;同時工程竣工時可推送到檔案管理系統，形成電子檔案。

　　項目管理信息系統的特色

　　以企業自身管理為基礎規劃設計。首鋼建設項目管理信息系統的規劃及實施，充分考慮了集團、分公司、項目部三 個層級的管理需求及實際應用需求，對各層級的需求進行了充分的調研和分析，利用近一年的時間，由各專業管理部門牽頭，梳理管理流程，修訂管理制度，從中發 現了不少管理方面的問題和薄弱環節，形成了《首鋼建設經營管理薄弱環節梳理調研報告》，提交公司決策層，針對發現的管理問題和薄弱環節，多次召開研討會， 查找問題，制訂措施，從而使項目管理信息化規劃實施和管理緊密結合，以專業管理為基礎，大大提高了信息化和專業管理的融合度。

　　以計劃為龍頭提升管理。首鋼建設項目管理信息系統在項目管理整個生命周期的管控設計上，無論是經濟業務還是 管理業務均遵循PDCA循環的管理控制理念，從根本上解決軟件不能解決的提升企業管理軟實力的問題。采用以項目施工組織設計和施工預算為龍頭的PDCA大 循環管控思路，一方面可對全部業務的發生進行預控，另一方面也可以通過將同類工程的成本測算模板標準化，為同類工程積累經驗數據，便于下一個工程進行改 進;同時，系統在各個專業管理模塊中，均設置了本專業的PDCA管控小循環，在專業管理的關鍵環節設計上還體現了PDCA微循環設計，用計劃指導實際業務 發生，用實際業務與計劃的偏差分析來不斷修正計劃，通過提高計劃的精準度來提升項目管理水平。

　　以資金為抓手深化應用。首鋼建設項目管理系統的業務管控原則是“無計劃、不發生;無發生、不記錄;無記錄， 不結算;無結算、不付款”，系統的一切資金數據均來源于實際的業務管理過程;在信息系統投入運行后，企業明確了沒有系統自動生成的、并在線流轉審批完的資 金申請單，財務部門不予付款的專業管理制度，通過軟硬兩項約束措施，一方面保證了系統推廣應用無障礙，另一方面也提高了系統的實際應用價值，減少了各管理 環節之間的管理漏洞。

　　實施效果

　　優化管理流程，打造標準化管理程序。首鋼建設的項目管理信息化實施的過程，就是對自身的管理流程和管理方式進行梳理與再造的過程。通過應用系統建設，不但規范了管理流程，加強了標準化管理，還為各項管理制度的落實提供了有力支撐。

　　提高管理深度，實現精細化管控。首鋼建設的項目管理信息系統，主要應用模塊均為定制研發，通過對系統架構的縝密設計，實現了各個業務環節數據的流程化，減少了人為因素的影響，增加了透明度，提高了管理深度。

　　加強過程控制，提升企業盈利水平。首鋼建設項目管理信息系統的定位是業務管控，業務在線操作，數據及時統計，項目成本分析實時進行，有效地解決了財務核算體系相對滯后的問題，提高了項目成本管控水平，同時又為財務專業的經營成果的核算提供了檢驗依據，提升了企業盈利水平。

　　實現信息共享，提升綜合分析能力，支撐各層級領導經營決策。首鋼建設項目管理信息系統的應用，打造了信息共享平臺，為各項管理工作提供了強大的數據支撐，可實現單一專業的縱向逐級分析，也可以實現多專業間的橫向綜合分析，為集團各層級領導的經營決策提供了有力的依據。

　　業務在線處理，提高工作效率與質量。隨著首鋼建設市場區域的不斷擴展，通過項目管理信息系統的應用，業務過程在線操作、在線流轉審批，提高了多地域管理的工作效率;系統龐大的計算功能，可對業務結果進行自動匯總統計，報表自動生成，減少手工工作量的同時，也提高了工作質量。

　　存在的問題和啟示

　　問題：信息系統對業務擴展的技術支撐較弱。

　　啟示：“規劃先行，架構支撐”，前期規劃和管理業務梳理(標準化、流程化、制度化)必須全面、深入;抽象出整體業務架構來支撐多樣化的管理業務。

　　問題：系統整合未完全實現。項目管理系統與人力系統、財務系統之間實現業務集成，但未進行系統整合，存在部分重復工作和數據銜接的問題。

　　啟示：信息化是一個持續的過程，不可能一蹴而就。“整體規劃，分步實施”，最終達到系統數據統一化，為企業經營決策提供支撐。

　　問題：報表和結果展示部分不完善。業務過程數據全面反映在系統中，但數據報表和業務結果展示相對欠缺，目前，正在規劃完善的報表中心，打造綜合的經營管控和決策支持系統。

　　啟示：系統建設的目的：一是管控，二是經營決策支持。

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